Leitfaden zur nachhaltigen Transformation für Unternehmen unter Nutzung des ESRS
Die nachhaltige Transformation eines Unternehmens ist ein gesamthafter Change-Prozess. Sie kann individuell aus verschiedenen Bausteinen zusammengesetzt werden.
Diese Seite gibt einen strukturierten generischen Überblick über den Weg der Transformation (blaueFelder) und die optionale Unterstützung durch poly/prove (grüne Felder).
Welche Bausteine für Ihr Unternehmen notwendig werden und auch sinnvoll sind, hängt von verschiedenen Randbedingungen ab.
Gerne kann ich mit Ihnen in einem individuellen Gespräch die für Sie passende Vorgehensweise klären.
0. Vorarbeiten
Viele bereits umgesetzte und gelebte Normen bieten eine wertvolle Basis für die nachhaltige Transformation eines Unternehmens, da Unternehmensprozesse, Standards, Richtlinien und Indikatoren bereits verankert worden sind und für die Umsetzung der CSRD verwendet werden können. Dazu gehören:
- ISO 9001, Qualitätsmanagment
- IATF 16949, Fehlervermeidung und Wirksamkeit
- ISO 14001, Umweltmanagement
- ISO 26000, gesellschaftliche Verantwortung
- ISO 45001, Arbeitsschutz
- ISO 50001, Energiemanagement
Nicht nur auf europäischer Ebene und auf Betreiben der EU werden Standards zur nachhaltigen Transformation vorgegeben. So berichten einige Unternehmen ihre Aktivitäten bereits nach alternativen Formaten und Standards:
- GRI, Global Reporting Initiative
- SASB, Sustainabilitiy Accounting Standards Board
- TCFD, Task Force on Climaterelated Financial Disclosures
- CDP, Carbon Disclosure Project
- UN Global Compact
- EU-Taxonomy als ergänzender Ansatz
poly/prove sichtet die Vorarbeiten und arbeitet die potentiellen Richtlinien, Prozesse und Indikatoren heraus, die sich für die nachhaltige Transformation weiter verwenden lassen. So muss das Rad nicht zweimal erfunden werden und bereits etablierte Prozesse bleiben bestehen.
1. Start, Ist-Analyse und Fokussierung
Die nachhaltige Transformation eines Unternehmens – wenn sie gelingen soll – ist ein ganzheitlicher Change-Prozess. Sie betrifft die Strategie, die Unternehmensprozesse, das Verhältnis zu den Stakeholdern und verändert letztlich die Unternehmenskultur. Um diesen Schritt zu gehen, muss die Unternehmensleitung sich bewusst dafür entscheiden. Es ist die Legitimation des Ressourceneinsatzes und signalisiert dem gesamten Unternehmen die Veränderungsbereitschaft.
poly/prove bestimmt anhand einer umfangreichen Checkliste und im Gespräch mit relevanten Organisationseinheiten den Ist-Stand des Transformationsprozesses. Hierbei geht es um die Organisation, Rollen und Verantwortungen, Strategieelemente, Kommunikationswege, den Stand der Infrastruktur, bereits laufende Maßnahmen und die Bereitschaft aller Mitwirkenden.
Aus den vorliegenden Informationen und der Standortbestimmung gibt poly/prove bereits eine erste Aufwandsabschätzung zu notwendigen Ressourcen und dem damit verbundenen Zeitplan ab. Maßgebend hierfür ist die Breite der durch das Management angestrebten Transformation.
Aufbauend auf der Absicht des Managements zur nachhaltigen Transformation, der Standortbestimmung und des groben Fahrplans aus der Aufwandsabschätzung erfolgt die Kommunikation an die Mitarbeitenden, um die wichtigste Stakeholdergruppe eines Unternehmens von Anfang an mit einzubeziehen.
poly/prove bietet zum Start verschiedene Formate für Kickoff-Workshops und Schulungen einzelner Zielgruppen an. Im Vordergrund steht die Einbindung der Mitarbeitenden in die Zielsetzung und die Sinnhaftigkeit der Transformation. Frühe Einbindung steigert die Akzeptanz und sorgt für die notwendige Unterstützung bei der Umsetzung.
Ein wichtiger Aspekt der CSRD ist das Einbeziehen relevanter Stakeholder, um Risiken und Chancen für das Unternehmen besser zu erfassen und in die Strategie mit einzubeziehen. Daher sollte sich jedes Unternehmen der relevanten Stakeholdergruppen bewusst sein und mit diesen regelmäßig kommunizieren. Diese Voraussetzung ist für die Wesentlichkeitsanalyse, die Strategie, das Berichtswesen und letztlich für die Maßnahmenableitung unerlässlich.
poly/prove bietet die Stakeholderanalyse insbesondere für die Kunststoffbranche basierend auf Checklisten an, so dass Sie keine Stakeholdergruppe übersehen. Für den Stakeholderdialog definieren wir den effizienten Weg, sei es das klassische Interview, die Nutzung von Umfragetools oder die Anwendung etablierter Softwarelösungen.
Die doppelte Wesentlichkeitsanalyse filtert aus der Vielzahl möglicher Aspekte der nachhaltigen Transformation die für Ihr Unternehmen wesentlichen und sinnvollen heraus. Sie dient dem Fokus, damit man sich nicht in der Breite verzettelt. Die Aspekte werden anhand möglicher IROs (Impacts, Risks, Opportunities) verdeutlicht, um nicht abstrakte Schlagworte sondern konkrete Szenarien für das Unternehmen zu diskutieren. Damit ist sie ein wichtiger Knotenpunkt für die Festlegung der weiteren Vorgehensweise und beeinflusst den Aufwand der nächsten Transformationsphase signifikant.
poly/prove begleitet die doppelte Wesentlichkeitsanalyse von der Vorbereitung des Workshops über die Moderation des Prozesses bis hin zur Ausarbeitung der Ergebnisse und einer übersichtlichen Zusammenfassung. Dabei werden branchenspezifische Kataloge von IROs (Impacts, Risks, Opportunities) bereitgestellt, damit die Diskussionen stets zielgerichtet verlaufen. Somit kommen alle Beteiligten wesentlich schneller zu einem klaren Bild der für das Unternehmen wesentlichen Aspekte.
Zielgerichtete Verbesserungen basieren auf der Kenntnis des Ist-Standes. Daher werden im Rahmen der Ist-Analyse die Treibhausgasemissionen Ihres Unternehmens bilanziert. Je nach Bilanzgrenze unterscheidet man hierbei Scope 1,2 und 3.
Bezogen auf die umsatzstärksten Produkte Ihres Unternehmens lohnt sich die Betrachtung der Wertschöpfungskette mit dem Fokus auf verschiedene Nachhaltigkeitsaspekte. In Form eines PCF oder einer LCA stellen die produktbezogenen Bilanzen eine wertvolle Ergänzung der Ist-Analyse dar. Bezogen auf die nächsten Schritte der strategischen Ausrichtung und Umsetzung generieren sie sehr schnell Verbesserungspotentiale für das Produkt und den Herstellprozess.
poly/prove steuert für Sie die Analysen Ihres CCF oder auch Ihrer PCF und LCA. Beginnend mit der Definition der Bilanzierungsgrenzen über Fragen der Datenbeschaffung bis zur Berechnung und Diskussion der Ergebnisse bündelt poly/prove alle Schritte zur gewünschten Transparenz.
2. Strategische Ausrichtung und Implementierung
Die Implementierung der Prozesse zur Umsetzung der CSRD erfordern das Mitwirken vieler Mitarbeitenden in der Organisation. Daher müssen Rollen und Verantwortungen klar verteilt werden. Abhängig von der Unternehmensgröße entsteht eine horizontale, gut vernetzte Organisationsebene mit dem Fokus auf die nachhaltige Transformation.
Nach Festlegung der Rollen und Verantwortungen sollten die Keyplayer und Verantwortlichen für ihre neuen Herausforderungen und Aufgaben geschult werden.
poly/prove und sein Expertennetzwerk halten für die unterschiedlichen Rollen verschiedene Schulungsformate bereit. Diese können sowohl vor Ort als auch online durchgeführt werden.
Aus den vielfältigen Aspekten der Ist-Analyse und der Priorisierung sowie Fokussierung der Wesentlichkeitsanalyse kann das Management bereits das Grundgerüst der Nachhaltigkeitsstrategie erzeugen. Es definiert spezifisch für Ihr Unternehmen das Gleichgewicht zwischen Ökonomie, Ökologie und den sozialen Aspekten verschiedener Stakeholder, setzt die Unternehmensmission ins Verhältnis zur Nachhaltigkeitsmission und führt letztendlich zur Nachhaltigkeits-Vision. Diese Ausrichtung ist die Grundlage zu definierender Zielsetzungen und KPIs.
poly/prove begleitet den Strategieprozess mit einem speziellen Workshopformat. Hier werden ausgehend von Trendanalysen Fokusthemen identifiziert und auf die USPs des Unternehmens projiziert. Daraus wird die effektive und passende Vision/Mission herausgeschält.
Nach der Fokussierung der relevanten Themen auf Basis der doppelten Wesentlichkeitsanalyse und der Ausrichtung des Unternehmens über das Grundgerüst einer Nachhaltigkeitsstrategie, beginnt die Detailarbeit. Die IROs (Impacts, Risks, Opportunities) werden mit den Zielsetzungen aus der Strategie verknüpft. Für jeden Aspekt werden geeignete Indikatoren abgeleitet, die die Zielerreichung messbar machen und den Disclosure Requirements (DRs) der CSRD zuordnet. Somit steht bereits die Grundstruktur des Nachhaltigkeitsberichtes in Kennzahlen fest.
Wie bereits zur doppelten Wesentlichkeitsanalyse hält poly/prove zu den branchenspezifischen IROs auch die bewährten Indikatoren zur Messung der Zielerreichung bereit. So kann das Nachhaltigkeitsteam das Zielegerüst effektiv aufbauen und dem Management vorlegen. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass die gewählten Indikatoren zu den geforderten Berichtsgrößen (DRs) des Nachhaltigkeitsberichtes passen.
Um die Herausforderungen zur Erreichung der Ziele klarer vor Augen zu haben, ist in einigen Fällen eine GAP-Analyse angeraten. Aus dem mittlerweile transparent aufgezeigten Ist-Stand und den Zielsetzungen resultiert ein Veränderungsbedarf, der mit Maßnahmen belegt werden muss.
Aus der Zieldefinition und dem Geschäftsmodell Ihres Unternehmens können diverse Zielkonflikte resultieren. Ökonomische Randbedingungen können mit ökologischen Zielsetzungen konkurrieren. Zum Beispiel kann die Zirkularität Produktänderungen notwendig machen. Viele weitere Aspekte erwarten Sie bei der nachhaltigen Transformation Ihres Unternehmens.
Diese Zielkonflikte kann poly/prove für Sie herausarbeiten und bereits mit Synergie-Vorschlägen belegen.
Im Rahmen der Implementierung der Prozesse zur Sicherstellung der CSRD in Ihrem Unternehmen werden viele Abläufe festgelegt. Parallel dazu erfolgt die Dokumentation im Nachhaltigkeitsmanagement-System. Hiermit wird sichergestellt, dass Prozesse auch bei veränderten Randbedingungen oder wechselnden Personen klar bleiben und gelebt werden.
Zum Ende der Phase der Implementierung des Nachhaltigkeitsmanagement-Systems kann die Nachhaltigkeitsstrategie mit klaren Zielen und Indikatoren finalisiert werden. Wie jede Strategie ist dieser Stand allerdings nur der erste vollständige Ansatz 1.0 und entwickelt sich natürlich weiter.
Mit den vorliegenden Informationen und den installierten Prozessen wird der erste Entwurf des Nachhaltigkeitsberichtes als Gerüst aufgebaut. Damit ist eine Verifizierung der Implementierung erforderlicher Prozesse zur Befüllung möglich.
poly/prove erstellt für Sie das erste Gerüst des Nachhaltigkeitsberichtes und definiert die notwendigen Prozesse zur Informations- und Datensammlung. Auch zur Fragestellung geeigneter Softwareunterstützung hat unser Expertenteam Benchmarks erzeugt und kann Ihnen wertvolle Empfehlungen zur passenden Lösung geben.
Zum Abschluss der strategischen Ausrichtung müssen alle Mitarbeitenden mit den Zielsetzungen und vor allem mit der Motivation der strategischen Ausrichtung vertraut gemacht werden. Es ist wichtig, dass mit dem Beginn konkreter Maßnahmen alle an einem Strang ziehen und von der Notwendigkeit und Sinnhaftigkeit der Strategie überzeugt sind.
3. Maßnahmen planen und umsetzen
Mit dem Start der Planung und Umsetzung von Maßnahmen sollten alle Mitarbeitenden geschult werden. Somit werden die Zusammenhänge zwischen den unternehmensspezifischen Herausforderungen, den konkreten Prozessen und ihrem jeweiligen Beitrag vermittelt.
Die Mitarbeitenden haben den tiefsten Einblick in die Wertschöpfung und kennen das Potential der Unternehmensprozesse am besten.
Um diese Potentiale zu entdecken und zu heben, bietet poly/prove Kreativitätsworkshops zugeschnitten auf die Aspekte der nachhaltigen Transformation an. So werden bekannte Themen konkretisiert und versteckte Potentiale bewusst gemacht. Am Ende stehen vielfältige Maßnahmen zur Zielerreichung zur Auswahl.
Spezifisch für die Kunststoffbranche hält poly/prove eine Vielzahl von technologischen Möglichkeiten und verschiedensten Materialalternativen im Blick. Sowohl durch die Vernetzung mit Forschungseinrichtungen als auch durch ein aktives Scouting relevanter Innovationen können zusätzlich zu den Ideen Ihrer Mitarbeitenden weitere passende Maßnahmen für Ihr Unternehmen ergänzt werden.
Sind die geeigneten Maßnahmen zur Erreichung der Zielsetzungen gefunden und priorisiert, werden die Maßnahmen-Teams mit der notwendigen Expertise zusammengesetzt und Verantwortliche definiert.
Sind die Maßnahmen-Teams definiert, werden alle Aktivitäten zur Zielerreichung ausgeplant und die Umsetzung kann beginnen. Die Projektperspektiven fließen in die Vorbereitung der Berichtserstattung ein. Alternativ können die Projekte in einem agilen Ansatz durchgeführt werden (siehe nächster Baustein)
Speziell für Querschnittsthemen und -projekte, die neben dem normalen Tagesgeschäft gestemmt werden müssen, habe ich mit einem agilen Framework zur Maßnahmenumsetzung gute Erfahrungen gemacht. Das Setting stärkt die Verantwortung und die Motivation der Mitarbeitenden zur Zielerreichung und beschleunigt daher die Umsetzung
Sämtliche Indikatoren, die als Ausleitung aus der Wesentlichkeitsanalyse und zur Messung der Zielerreichung in den Nachhaltigkeitsbericht einfließen, müssen gemessen und gesammelt werden. Das erfordert ebenfalls klar definierte Prozesse. In einigen Fällen lohnt sich die Umsetzung eines digitalisierten Ansatzes, damit der Aufwand für zukünftige Erhebungen überschaubar bleibt.
Alle notwendigen Daten und Indikatoren müssen in den geplanten Intervallen gesammelt und konsolidiert werden. Idealerweise ist dieses Dashboard ein ideales Management-Instrument für die Leitungsebene und erleichtert die Entscheidungsprozesse.
Der Nachhaltigkeitsbericht (siehe nächste Phase des hier dargestellten Transformationsprozesses) ist EIN Element der Kommunikation mit den Stakeholdern. Die Vorteile der nachhaltigen Transformation beinhalten im Kern die engere Vernetzung mit allen relevanten Stakeholdergruppen, um Risiken zu vermeiden und Chancen zu nutzen. Je nach Stakeholdergruppe reicht der Bericht dafür nicht aus und der direkte Stakeholder-Dialog sollte verstetigt werden. Hierfür wird ein geeignetes Format und Intervall festgelegt und beplant.
Wie bereits zur Erstkommunikation mit verschiedenen Stakeholdergruppen bietet poly/prove auch für den stetigen Austausch passende Formate an. Sollte eine Stakeholdergruppe aufgrund der strategischen Ausrichtung besonders berücksichtigt werden müssen, kann das in Form gezielter Interviews oder auch moderierter Workshopformate geschehen.
Nach Abschluss der Implementierungsphase und Start des ersten Zyklus von Maßnahmen für die nachhaltige Transformation Ihres Unternehmens sollte ein strukturierter Reviewprozess stattfinden. Hier erkennen Sie Stärken und Schwächen der Implementierung und können das Fitting zwischen Strategie und Maßnahmenplan reflektieren. Mit diesen Erkenntnissen kann der nächste Zyklus der Transformation gestartet werden.
4. Berichten, Dialoge führen, Transformation weiterentwickeln (zyklisch fortlaufend)
Aufbauend auf der Implementierung des Berichtswesens in Phase 2 der entsprechenden Datensammlung und -konsolidierung sowie der Detaillierung der Maßnahmen als Weg zur Zielerreichung kann nun der erste vollständige und schlüssige Bericht erzeugt werden.
Die Mitarbeitenden als wichtige Stakeholdergruppe und als treibende Kraft der nachhaltigen Transformation werden regelmäßig informiert und in die Weiterentwicklung des Transformationsprozesses einbezogen. Wesentlich ist ebenfalls ein funktionierender KVP-Prozess für die Aspekte der Nachhaltigkeit.
Die in Phase 3 konzipierten Stakeholderdialoge werden je nach Gruppe in den geplanten Intervallen und Formaten geführt.
Ein wesentliches Potential für alle Unternehmen ist ein verbesserter Marktzugang durch die nachhaltige Transformation. Sowohl im B2B-als auch im B2C-Bereich ist die Nachhaltigkeit wesentlich für Vergabe- bzw. Kaufentscheidungen. Dieses Potential muss mit geeigneten Marketingaktivitäten unterstützt werden.
Die GCD (Green Claims Directive) soll künftig Greenwashing sanktionieren und so vermeiden helfen.
poly/prove generiert aus den vorliegenden Daten und soliden Vergleichswerten die Informationen für Ihr Nachhaltigkeitsmarketing.